Şirkətiniz müştərilərlə, partnyorlarla və təchizatçılarla yazışırsa, istifadə etdiyiniz e-mail ünvanı biznesiniz haqqında fikir yaradır. Şəxsi Gmail, Mail.ru və ya başqa ümumi e-mail ünvanı işləyə bilər, amma korporativ müştərilər üçün hər zaman peşəkar görünmür.
Şirkətin e-poçt ünvanı müştəri, tərəfdaş və dövlət qurumları ilə yazışmalarda onun rəsmi imzası rolunu oynayır. “[email protected]” kimi pulsuz ünvandan göndərilən məktub ilə “[email protected]” ünvanından göndərilən məktub alıcıda tamamilə fərqli təəssürat yaradır. Korporativ e-mail quraşdırılması şirkətinizin domen adına uyğun, təhlükəsiz və stabil işləyən e-poçt sisteminin qurulmasıdır.
Lakin korporativ e-poçt yalnız gözəl ünvandan ibarət deyil. Düzgün qurulmamış sistemdə məktublar alıcının “Spam” qovluğuna düşür, hesablar asanlıqla ələ keçirilir və əməkdaş işdən çıxdıqda vacib yazışmalar itir. Buna görə quraşdırma texniki standartlara uyğun aparılmalıdır.
Domen adına uyğun ünvan şirkətin rəsmi və ciddi fəaliyyət göstərdiyini göstərir. Xüsusilə B2B satışlarda, tenderlərdə və beynəlxalq yazışmalarda bu, ilk etibar siqnalıdır.
Göndərilən hər məktub şirkətin adını alıcıya bir daha xatırladır. Vahid formatda ünvanlar və imzalar brendin tanınmasına kömək edir. Müştəri ünvanı bir dəfə görəndən sonra saytınızın adını da asanlıqla xatırlayır və lazım olduqda sizi tez tapır.
Korporativ sistemdə bütün hesablar şirkətə məxsusdur. Əməkdaş işdən ayrıldıqda onun poçt qutusu bağlanmır, yazışmalar və müştəri əlaqələri şirkətdə qalır, lazım olduqda digər əməkdaşa yönləndirilir.
Yeni əməkdaş üçün hesab açmaq, şifrəni sıfırlamaq, hesabı dayandırmaq və giriş hüquqlarını tənzimləmək vahid idarəetmə panelindən bir neçə dəqiqəyə həyata keçirilir.
Pulsuz e-poçt xidmətləri şəxsi istifadə üçün nəzərdə tutulub. Biznes üçün istifadə edildikdə bir sıra məhdudiyyətlər yaranır.
Pulsuz hesab onu açan şəxsə bağlı olur. Korporativ sistemdə isə domen və bütün hesablar şirkətə məxsusdur və şirkət tərəfindən idarə olunur.
Korporativ domendən göndərilən və düzgün təsdiqlənmiş məktublar alıcı serverlər tərəfindən daha etibarlı qəbul edilir. Pulsuz ünvanlardan göndərilən kommersiya məktubları isə daha tez-tez şübhəli sayılır.
Ödənişli korporativ platformalar yüksək işləmə zəmanəti, texniki dəstək və məlumatların qorunması üzrə öhdəliklər təqdim edir. Pulsuz xidmətlərdə isə belə zəmanətlər yoxdur.
Korporativ e-poçt üçün bir neçə etibarlı həll mövcuddur. Seçim şirkətin ölçüsündən, iş tərzindən və büdcəsindən asılıdır.
Gmail interfeysi ilə işləyir və Google Drive, Calendar, Meet kimi alətlərlə tam inteqrasiya olunur. Brauzer və mobil tətbiqlərlə işləyən, əməkdaşlıq alətlərinə üstünlük verən komandalar üçün rahat seçimdir.
Outlook, Word, Excel və Teams ilə birgə işləyir. Microsoft Office proqramlarından aktiv istifadə edən və korporativ mühitdə çalışan şirkətlər üçün daha uyğun ola bilər.
Sayt hostinqi ilə birlikdə təqdim olunan poçt xidmətidir. Kiçik komandalar üçün daha sərfəlidir, lakin yaddaş, təhlükəsizlik və əlavə alətlər baxımından məhdud ola bilər.
Korporativ e-poçtun ən çox rast gəlinən problemi göndərilən məktubların alıcıya çatmaması və ya spam qovluğuna düşməsidir. Bunun əsas səbəbi domenin DNS qeydlərinin natamam və ya səhv qurulmasıdır. Böyük e-poçt provayderləri bu qeydləri olmayan göndərənlərə getdikcə daha sərt yanaşır.
Domeninizə göndərilən məktubların hansı serverə çatdırılacağını müəyyən edir. Səhv MX qeydi məktubların ümumiyyətlə gəlməməsinə səbəb olur. Birdən çox MX qeydi prioritet sırası ilə qurularaq əsas server əlçatan olmadıqda məktubların ehtiyat serverə çatması təmin edilə bilər.
Domeniniz adından hansı serverlərin məktub göndərmək hüququ olduğunu bildirir. Bu, başqalarının sizin adınızdan saxta məktub göndərməsini çətinləşdirir.
Hər göndərilən məktuba rəqəmsal imza əlavə edir. Alıcı server bu imza ilə məktubun həqiqətən sizin domeninizdən gəldiyini və yolda dəyişdirilmədiyini yoxlayır.
SPF və DKIM yoxlamasından keçməyən məktublarla nə edilməli olduğunu müəyyənləşdirir və domeniniz adından göndərilən məktublar haqqında hesabat almağa imkan verir. DMARC adətən mərhələli şəkildə tətbiq olunur:
Məktublara təsir edilmir, yalnız hesabatlar toplanır və bütün qanuni göndərənlərin düzgün qurulduğu yoxlanılır.
Yoxlamadan keçməyən məktublar alıcının spam qovluğuna göndərilir.
Yoxlamadan keçməyən məktublar tamamilə rədd edilir. Bu, domeni saxtakarlıqdan ən yüksək səviyyədə qoruyur.
Fərdi hesablardan əlavə “info@”, “sales@”, “hr@” kimi ümumi ünvanlar yaradılır. Bu ünvanlara gələn məktublar bir və ya bir neçə məsul əməkdaşa yönləndirilir. Beləliklə, əlavə hesab üçün ödəniş etmədən müraciətlər doğru şəxsə çatır və heç bir məktub diqqətdən kənarda qalmır.
Bütün əməkdaşlar üçün şirkətin loqosu, əlaqə məlumatları və vəzifəsi əks olunan eyni formatlı imza hazırlanır. İmza həm kompüterdə, həm də mobil cihazlarda düzgün görünəcək şəkildə qurulur.
E-poçt hesabı şirkətin ən həssas məlumatlarına açılan qapıdır. Ələ keçirilmiş bir hesab maliyyə itkisinə və nüfuz zərərinə səbəb ola bilər.
Hesaba girişdə şifrədən əlavə telefona göndərilən kod və ya təsdiq tələb olunur. Şifrə oğurlansa belə, hesaba icazəsiz giriş mümkün olmur. Bu sadə tədbir hesabların ələ keçirilməsi hallarının böyük əksəriyyətinin qarşısını alır və bütün istifadəçilər üçün aktivləşdirilməsi tövsiyə olunur.
Güclü şifrə tələbləri müəyyənləşdirilir, hər əməkdaşa yalnız işi üçün lazım olan hüquqlar verilir.
Spam və zərərli əlavələrin süzgəcdən keçirilməsi tənzimlənir. Əməkdaşlara saxta məktubları necə tanımaq barədə qısa tövsiyələr verilir.
Vacib yazışmaların itməməsi üçün məktubların saxlanma və ehtiyat nüsxə qaydaları müəyyənləşdirilir.
Şirkət artıq başqa poçt xidmətindən istifadə edirsə, keçid iş prosesini dayandırmadan planlaşdırılır.
Əvvəlki yazışmalar, qovluqlar və kontakt siyahıları yeni hesablara köçürülür. Əməkdaşlar keçiddən sonra köhnə məktublarına yeni sistemdə daxil ola bilir.
DNS dəyişiklikləri ən az yazışma olan vaxtda edilir və keçid müddətində gələn məktubların itməməsi təmin olunur. Keçid tarixi əvvəlcədən komandaya bildirilir, hər əməkdaş üçün yeni giriş məlumatları hazır olur.
Korporativ poçt kompüterdə, telefonda və planşetdə eyni vaxtda işləyir. Outlook, Apple Mail, Gmail tətbiqi və digər poçt proqramlarında hesablar qurulur, məktublar, təqvim və kontaktlar bütün cihazlar arasında sinxronlaşdırılır. Əməkdaşlar üçün qısa təlimat hazırlanır ki, yeni cihaz əlavə etmək texniki dəstək tələb etməsin.
Müasir korporativ poçt platformaları yalnız məktublaşma ilə məhdudlaşmır. Düzgün tənzimləndikdə komandanın gündəlik işini xeyli asanlaşdırır.
Görüşlər, iclaslar və tapşırıqların müddətləri ortaq təqvimdə planlaşdırılır. Əməkdaşlar bir-birinin boş vaxtını görərək görüş təyin edə bilir.
Bir neçə əməkdaşın eyni poçt qutusu ilə işləməsi, şirkətin ümumi kontakt siyahısından istifadə etməsi mümkün olur. Bu, müştəri sorğularının cavabsız qalmamasına kömək edir.
İstifadəçi sayı, lazım olan ünvanlar, mövcud poçt sistemi və komandanın iş alətləri aydınlaşdırılır.
Ehtiyaclara və büdcəyə uyğun platforma tövsiyə olunur, lisenziyalar şirkətin adına rəsmiləşdirilir.
Domen təsdiqlənir, MX, SPF, DKIM və DMARC qeydləri düzgün qurulur.
Fərdi hesablar, ümumi ünvanlar, yönləndirmələr və imzalar hazırlanır.
Köhnə məktublar köçürülür, hesablar əməkdaşların kompüter və telefonlarında qurulur.
Məktubların göndərilməsi və qəbulu, spam yoxlamaları və DNS qeydləri test edilir. İdarəetmə məlumatları şirkətə təhvil verilir. Məsul şəxsə yeni hesab açmaq, şifrəni bərpa etmək və hesabı bağlamaq kimi əsas əməliyyatlar qısa təlimlə izah edilir ki, gündəlik idarəetmə üçün kənar köməyə ehtiyac qalmasın.
Hesabların sayı həm quraşdırma işinin həcminə, həm də platformanın aylıq lisenziya xərcinə təsir edir.
Platformaların müxtəlif paketləri yaddaş həcmi və əlavə alətlərə görə fərqlənir. Lisenziya haqqı platformaya birbaşa ödənilir, beləliklə, xərclər şəffaf olur və hesablar tam olaraq şirkətin nəzarətində qalır.
Köçürüləcək məktubların həcmi və hesab sayı artdıqca iş də artır.
Düzgün qurulmuş korporativ e-poçt illərlə problemsiz işləyir və şirkətinizi hər məktubda peşəkar təqdim edir. İlkin müzakirədə komandanızın ölçüsü, mövcud sistemləriniz və ehtiyaclarınız aydınlaşdırılır, sizə ən uyğun platforma və quraşdırma planı təklif olunur. Korporativ e-mail quraşdırılması üçün əlaqə saxlayın.
Bəli. Korporativ ünvan şirkətinizin domen adı əsasında yaradılır (məsələn, [email protected]). Domeniniz yoxdursa, əvvəlcə şirkətin adına domen qeydiyyatdan keçirilir, sonra e-poçt sistemi qurulur.
